Tips debiteurenbeheer

tips debiteurenbeheer
Heeft u een groeiende debiteurenlijst en heeft u het vaak zo druk dat u te weinig tijd besteed aan het beheren van uw debiteuren? Of vindt u het een naar karwei, dat u liever uitstelt? Dat is allemaal heel voorstelbaar. Toch is het goed om de debiteurenlijst niet te lang te laten oplopen. Hoe langer een vordering open staat, hoe moeilijker het is om de vordering te innen. Debiteurenbeheer begint met inzicht in de verstuurde facturen en de openstaande vorderingen die nog niet zijn betaald door de klant. Daarnaast is het van belang dat u een goede procedure heeft rondom het innen van facturen. Zorg dat uw boekhouding op orde is, en dat u kort na de verstrijking van de betalingstermijn uw eerste herinnering verstuurt.

Verbeteren debiteurenbeheer

Gelukkig kunt u zelf veel doen om uw debiteurenbeheer te verbeteren. Dat begint al bij de algemene voorwaarden van uw onderneming en bij het verkoopgesprek: u kunt tijdens dat gesprek ook de betalingstermijn aan de orde stellen. Zorg ervoor dat u de facturen op een vast moment verstuurd, bijvoorbeeld in de tweede week van elke maand. In het facturatieproces legt u vast dat u na de betalingstermijn een herinnering stuurt als de vordering nog niet betaald is. Deze herinnering kunt u het beste schriftelijk versturen, hetzij via een brief, hetzij via e-mail. Sommige administratieve systemen maken automatisch herinneringen aan in batchvorm, wat handig is als u veel bedragen moet innen. Uiteraard moeten dan de bankbetalingen verwerkt zijn.

De herinneringsbrief en de aanmaning

Er zijn allerlei voorbeeldteksten voor herinneringsbrieven te vinden op internet. Maak een standaard herinneringsbrief aan met een tekst die bij u past. Deze kunt u desgewenst aanpassen voor bepaalde klanten, waar een andere tekst effectiever is. Zorg ervoor dat de brief informatief is – het moet duidelijk worden welk bedrag nog open staat en wanneer de betalingstermijn is verstreken. Naast een herinneringsbrief kunt u ook een tekst maken voor een aanmaningsbrief. Deze moet aan een aantal eisen voldoen als u daarna zo nodig een incassotraject wilt kunnen starten. Zo moet de hoofdsom vermeld worden, de particuliere klant moet in de gelegenheid gesteld worden om het bedrag nog binnen 14 dagen over te maken zonder extra kosten, en u dient aan te geven welke incassokosten er komen wanneer er geen gehoor wordt gegeven aan het verzoek om tot betaling over te gaan.

verbeteren debiteurenbeheer

Tips bij debiteurenbeheer

U houdt natuurlijk het liefst een goede band met uw klant, vooral als u begrip heeft voor de reden waarom betaling uitblijft. Soms is het het meest effectief om gewoon de telefoon ter hand te nemen en te bellen met uw klant. Misschien is de factuur niet aangekomen, of zijn de herinneringen gemist. Of misschien zijn er persoonlijke omstandigheden bij de klant die het even lastig maken om te betalen, zoals een ziekenhuisopname. Vaak is een simpel telefoontje voldoende om tot betaling over te gaan, of om te weten dat dit vanwege goede redenen nog even uitgesteld wordt. Zolang er niet betaald is, kunt u uiteraard beter geen nieuwe opdrachten aannemen van dezelfde klant.

Relatiebeheer

Veel ondernemers voelen een drempel om contact op te nemen met een debiteur, omdat het toch een beetje voelt als zeuren om je eigen geld. Toch is het goed om over die drempel heen te stappen. U heeft diensten of producten geleverd en daar zelf ook kosten voor gemaakt. U bent niet lastig als u wilt dat uw rekening betaald wordt. U heeft gewoon recht op dat bedrag. Vaak zijn ondernemers ook bang dat de goede relatie met de desbetreffende klant in gevaar komt. Dit is echter over het algemene onterecht: als een klant niet betaalt, is het geen goede klant. En als de klant tijdelijk een reden heeft om niet te kunnen betalen, dan zal er een betere klantrelatie blijven als u dat in een vroeg stadium weet en als u een realistische betalingsregeling kunt afspreken.